Voleres Documentatie

Wat is Voleres?

Voleres is een online platform voor evenementregistratie en vrijwilligersbeheer. Het is ontwikkeld voor organisaties die werken met vrijwilligers, deelnemers en teams bij evenementen.

Met Voleres kun je:

• Evenementen aanmaken met meerdere dagen, locaties en alle details die je nodig hebt
• Inschrijvingen beheren - deelnemers melden zich aan met hun uitrusting, automatisch capaciteitsbeheer
• Teams organiseren met rollen en rechten: gebruiker, coördinator en admin
• Aanwezigheid bijhouden en overzichten exporteren als CSV
• Items en uitrusting laten beheren door je leden, gekoppeld aan evenementen
• Samenwerken tussen teams door evenementen te delen

Aan de slag

Om te beginnen met Voleres heb je een account nodig. Er zijn twee manieren om een account aan te maken:

Uitgenodigd worden door een team

1. Een teamadmin of -eigenaar stuurt een uitnodiging naar je e-mailadres
2. Je ontvangt een e-mail met een uitnodigingslink
3. Klik op de link en maak je account aan met een gebruikersnaam en wachtwoord
4. Je wordt automatisch toegevoegd aan het team

Zelf registreren

1. Ga naar de registratiepagina van Voleres
2. Vul je gegevens in: gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord
3. Bevestig je e-mailadres via de verificatiemail
4. Log in en vraag lidmaatschap aan bij een bestaand team, of maak een eigen team aan

Je profiel instellen

Na het aanmaken van je account is het belangrijk om je profiel compleet te maken. Ga naar je profielpagina via het menu rechtsboven.

Profielgegevens

Aanvullende informatie

Afhankelijk van je team kunnen er extra velden zichtbaar zijn op je profielpagina. Deze worden ingesteld door de teamadmin en bevatten team-specifieke informatie. Deze velden zijn alleen-lezen en worden beheerd door de admin.

Dashboard overzicht

Het dashboard is je startpagina na het inloggen. Hier zie je in één oogopslag wat er speelt: je aankomende evenementen, beschikbare evenementen om je voor in te schrijven, en je persoonlijke statistieken.

Welkomstkaart

Bovenaan zie je een welkomstbericht met je gebruikersnaam. Als je bent ingeschreven voor een aankomend evenement, verschijnt hier een aftelling: "Je eerstvolgende evenement is over X dagen" met de naam en datum van het evenement.

Statistieken

Een overzichtskaart toont hoeveel evenementen je dit jaar en vorig jaar hebt bijgewoond. Zo houd je eenvoudig bij hoe actief je bent geweest.

Je inschrijvingen

De tabel "Je hebt je ingeschreven voor de volgende evenementen" toont alle evenementen waarvoor je bent aangemeld. Per inschrijving zie je:

• Evenementnaam - de naam van het evenement
• Organiserend team - welk team het evenement organiseert (alleen zichtbaar als het een ander team is dan je huidige)
• Datum en tijd - wanneer het evenement plaatsvindt
• Verzameltijd - het tijdstip waarop je aanwezig moet zijn
• Evenementdag - voor welke dag je je hebt ingeschreven
• Bezetting - hoeveel plekken er bezet zijn van het totaal (bijv. 8/15)

Vanuit deze tabel kun je direct:

• Het evenement bekijken voor meer details
• Je inschrijving wijzigen (bijv. ander item selecteren)
• Je afmelden voor het evenement

Beschikbare evenementen

De tabel "Je kunt je nog inschrijven voor de volgende evenementen" toont alle gepubliceerde evenementen waarvoor je je nog kunt aanmelden. Dit betreft evenementen van je eigen team én evenementen van andere teams die jouw team hebben uitgenodigd.

Per beschikbaar evenement zie je dezelfde informatie als bij je inschrijvingen, plus een Inschrijven-knop waarmee je je direct kunt aanmelden.

Evenementen bekijken

De evenementenpagina toont alle actieve (gepubliceerde) evenementen van je team en uitgenodigde teams. Klik op een evenement om de detailpagina te openen.

Detailpagina

De detailpagina van een evenement bevat alle informatie die je nodig hebt:

• Basisinformatie - naam, datumbereik, organiserend team, verantwoordelijke coördinator
• Locatie - volledig adres met een "Plan route"-knop die Google Maps opent
• Beschrijving - gedetailleerde omschrijving van het evenement
• Externe links - website en/of forum links indien beschikbaar
• Faciliteiten - overzicht van beschikbare voorzieningen (omkleedruimte, parkeren, eten, drinken, etc.)
• Regels - eventuele restricties of bijzonderheden
• Bijlagen - eventueel gekoppelde bestanden
• Evenementdagen - elke dag als eigen kaart met tijden, bezetting en deelnemerslijst

Deelnemerslijst per dag

Onder elke evenementdag zie je wie er is ingeschreven. Per deelnemer wordt weergegeven:

• Profielfoto
• Naam
• Geselecteerd item/uitrusting (met foto indien beschikbaar)
• Status (deelnemer, standby, begeleider)

Als gasten zijn toegestaan, worden deze apart weergegeven in een gastenlijst.

Evenement aanmaken

Ga naar de evenementenpagina en klik op "Nieuw evenement". Vul de volgende gegevens in:

Basisgegevens

Locatie

Contact & links

Faciliteiten & regels

Met selectievakjes geef je aan welke voorzieningen beschikbaar zijn bij het evenement:

• Omkleedruimte beschikbaar - is er een ruimte om je om te kleden?
• Parkeerplaats aanwezig - is er parkeerruimte?
• Uitrustlocatie - is er een rustige plek om te pauzeren?
• Eten beschikbaar - wordt er eten verzorgd?
• Drinken beschikbaar - worden er dranken verzorgd?
• Reiskostenvergoeding - worden reiskosten vergoed?
• Parkeervergoeding - worden parkeerkosten vergoed?
• Gasten toegestaan - mogen deelnemers gasten meenemen?
• Openbaar toegankelijk - is het evenement openbaar?

Na het opslaan word je doorgestuurd naar de bewerkingspagina waar je evenementdagen kunt toevoegen.

Evenementdagen toevoegen

Een evenement kan uit één of meerdere dagen bestaan. Elke dag heeft zijn eigen tijdschema, capaciteit en inschrijvingen. Dit maakt het mogelijk om meerdaagse evenementen flexibel in te richten.

Een dag toevoegen

Op de bewerkingspagina van een evenement klik je op "Dag toevoegen". Vul de volgende gegevens in:

Evenement bewerken

Om een evenement te bewerken, ga naar de detailpagina en klik op de bewerkknop. Je kunt alle velden wijzigen die je bij het aanmaken hebt ingevuld.

Op de bewerkingspagina kun je ook:

• Bestaande evenementdagen bewerken of nieuwe toevoegen
• De status van het evenement wijzigen (bijv. van Concept naar Gepubliceerd)
• De coördinator wijzigen
• Een galerij koppelen aan het evenement

Evenement statussen

Elk evenement en elke evenementdag heeft een status die bepaalt of het zichtbaar en beschikbaar is voor deelnemers.

Details & faciliteiten

Bij het aanmaken of bewerken van een evenement kun je diverse faciliteiten en regels instellen. Deze worden weergegeven op de detailpagina, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.

Faciliteiten

Gasten

Als de optie "Gasten toegestaan" is ingeschakeld, kunnen deelnemers bij het inschrijven ook gasten opgeven. Gasten hoeven geen account te hebben - hun naam en eventuele contactgegevens worden apart geregistreerd.

Cross-team evenementen

Voleres ondersteunt samenwerking tussen meerdere teams. Als coördinator kun je bij het toevoegen van een evenementdag andere teams uitnodigen om deel te nemen.

Hoe werkt het?

1. Bij het aanmaken of bewerken van een evenementdag selecteer je de teams die je wilt uitnodigen in het veld "Uitgenodigde teams"
2. Leden van uitgenodigde teams zien het evenement op hun dashboard onder "Beschikbare evenementen"
3. Ze kunnen zich inschrijven op dezelfde manier als leden van het organiserende team

Evenement archief

Afgelopen en geannuleerde evenementen worden niet verwijderd, maar verplaatst naar het archief. Je vindt het archief via de evenementenpagina.

In het archief kun je:

• Oude evenementen terugvinden en details bekijken
• Deelnemerslijsten van afgelopen evenementen inzien
• CSV-exports genereren van afgelopen evenementen

Inschrijven voor een evenement

Je kunt je op twee plekken inschrijven voor een evenement:

• Via het dashboard - klik op de inschrijfknop naast een beschikbaar evenement
• Via de detailpagina van het evenement - klik op de inschrijfknop bij de gewenste dag

Stappen

1. Klik op de Inschrijven-knop bij de gewenste evenementdag
2. Er opent een inschrijfformulier met de volgende opties:
   • Status - kies je status: Deelnemer, Standby, Begeleider, of Gast
   • Item selectie - als je deelneemt als Deelnemer, selecteer je welk item/uitrusting je meeneemt (verplicht). Bij Standby of Begeleider is dit optioneel
3. Bevestig je inschrijving
4. Je verschijnt nu in de deelnemerslijst van die evenementdag

Inschrijving wijzigen

Zolang het inschrijfvenster open is, kun je je inschrijving wijzigen. Ga naar het evenement of gebruik de wijzigknop op je dashboard.

Je kunt het volgende aanpassen:

• Je deelnemersstatus (bijv. van Deelnemer naar Standby)
• Het geselecteerde item/uitrusting

Afmelden voor een evenement

Je kunt je afmelden voor een evenement zolang het inschrijfvenster nog open is. Bij het afmelden moet je een reden opgeven. Dit helpt de coördinator om te begrijpen waarom je niet kunt deelnemen.

1. Ga naar het evenement of je dashboard
2. Klik op de Afmelden-knop
3. Vul de reden voor je afmelding in
4. Bevestig je afmelding

Je inschrijving wordt niet verwijderd maar gemarkeerd als afgemeld. De coördinator kan je reden inzien op de aanwezigheidspagina.

Gasten toevoegen

Als de coördinator gasten heeft toegestaan voor het evenement, kunnen er ook niet-leden worden toegevoegd aan een evenementdag.

Als deelnemer

Bij het inschrijven kun je de status "Gast" kiezen. Je vult dan de volgende gegevens in voor de gast:

• Naam - naam van de gast
• E-mailadres - optioneel contactadres
• Telefoonnummer - optioneel contactnummer
• Kostuum/uitrusting - optionele beschrijving van wat de gast meeneemt

Als coördinator of admin

Coördinatoren en admins kunnen via de evenementdetailpagina direct gasten toevoegen met de "Voeg gast toe"-functie. Ze kunnen ook andere geregistreerde gebruikers handmatig toevoegen aan een evenementdag.

Deelnemer statussen

Bij het inschrijven voor een evenement kies je een status die aangeeft in welke hoedanigheid je deelneemt:

Aanwezigheid bijhouden

De aanwezigheidspagina is bereikbaar via de detailpagina van een evenement. Hier kun je voor elke evenementdag bijhouden wie er daadwerkelijk aanwezig is.

Drie overzichten

1. Aangemelde gebruikers - alle ingeschreven deelnemers. Gebruik de schakelaar naast elke naam om aan te geven of iemand aanwezig is
2. Afgemelde gebruikers - deelnemers die zich hebben afgemeld, inclusief hun reden en datum van afmelding
3. Gasten - alle opgegeven gasten, met dezelfde aanwezigheidsschakelaar

De aanwezigheidsschakelaars werken real-time - je hoeft de pagina niet te vernieuwen. Zodra je de schakelaar omzet, wordt de aanwezigheid direct opgeslagen.

CSV Export

Coördinatoren en admins kunnen de deelnemerslijst van een evenement exporteren als CSV-bestand. Dit is handig voor rapportages, administratie of het delen met externe partijen.

Hoe exporteren?

1. Ga naar de aanwezigheidspagina van het evenement
2. Klik op de Exporteren-knop
3. Er wordt een CSV-bestand gedownload

Inhoud van het CSV-bestand

Het bestand bevat één rij per deelnemer per evenementdag met de volgende kolommen:

Het bestandsnaam-formaat is: JJMMDD-evenementnaam.csv

Wat zijn items?

In Voleres zijn items de uitrustingsstukken die deelnemers kunnen meenemen naar evenementen. Dit kan van alles zijn, afhankelijk van je organisatie:

• Kostuums - complete outfits voor cosplay, historische re-enactment of thema-evenementen
• Voertuigen - auto's, motoren of andere voertuigen die je inzet bij evenementen
• Props - attributen, rekwisieten of decoratiestukken
• Materiaal - technische uitrusting, gereedschap of andere spullen

Elk lid beheert zijn eigen items in zijn profiel. Bij het inschrijven voor een evenement selecteer je welk item je meeneemt, zodat de coördinator precies weet wie wat meebrengt.

Item toevoegen

Ga naar de Items-pagina via het hoofdmenu en klik op "Nieuw item".

Items beheren

Op de Items-pagina zie je een overzicht van al je items. Per item wordt weergegeven:

• Foto en naam
• Type/categorie
• Niveau
• Status (actief/inactief)

Item bewerken

Klik op een item om het te bewerken. Je kunt alle velden aanpassen, een nieuwe foto uploaden of het item op inactief zetten als je het tijdelijk niet wilt gebruiken.

Item op inactief zetten

Als je een item tijdelijk niet beschikbaar wilt maken (bijvoorbeeld omdat het in reparatie is), zet je de status op Inactief. Het item verschijnt dan niet meer in de selectielijst bij het inschrijven voor evenementen, maar het wordt niet verwijderd.

Item types

Item types zijn de categorieën waaronder items worden ingedeeld. Ze zijn team-specifiek: elk team heeft zijn eigen set item types.

Een item type aanmaken

Team items overzicht

Coördinatoren en admins met de juiste rechten kunnen via "Team items" een overzicht zien van alle items van alle leden in hun team. Dit is handig voor het plannen van evenementen, bijvoorbeeld om te controleren hoeveel kostuums van een bepaald type beschikbaar zijn.

Teams bekijken

De Teams-pagina toont alle teams in het systeem. Per team zie je de naam en categorie. Als je lid bent van een team, wordt dit aangegeven. Als je nog geen lid bent, kun je een verzoek tot lidmaatschap indienen.

Team aanmaken

Om een nieuw team aan te maken heb je het recht "Teams aanmaken" nodig. Klik op "Nieuw team" en vul in:

• Teamnaam - de naam van je team of organisatie
• Teamcategorie - de categorie waar je team onder valt

Bij het aanmaken word je automatisch de eigenaar van het team en krijg je de admin-rol toegewezen. Het team krijgt automatisch de standaard rollen en rechten (Gebruiker, Coördinator, Admin) aangemaakt.

Leden uitnodigen

Als teameigenaar of admin kun je nieuwe leden uitnodigen voor je team. Ga naar je teampagina en gebruik de "Lid toevoegen"-functie.

Per e-mail uitnodigen

1. Voer het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen
2. Selecteer de rol die het nieuwe lid krijgt
3. De persoon ontvangt een uitnodigingsmail met een link om het team te joinen
4. Na het accepteren van de uitnodiging wordt de persoon lid van het team

Openstaande uitnodigingen zijn zichtbaar op de teampagina en kunnen worden ingetrokken.

Lidmaatschap aanvragen

Als gebruiker kun je zelf lidmaatschap aanvragen bij een team:

1. Ga naar de Teams-pagina
2. Zoek het team waar je lid van wilt worden
3. Klik op "Verzoek om deel te nemen"
4. De teameigenaar ontvangt een e-mailnotificatie
5. Als je verzoek wordt geaccepteerd, ontvang je een bevestigingsmail en word je lid met de standaardrol van het team

Van team wisselen

Als je lid bent van meerdere teams, kun je wisselen tussen teams. Je actieve team bepaalt welke evenementen, items en leden je ziet.

Ga naar je profiel of gebruik de teamwissel-optie in het navigatiemenu om van team te wisselen. Na het wisselen wordt het dashboard en alle pagina's vernieuwd met de gegevens van het geselecteerde team.

Overzicht van rollen

Voleres werkt met een systeem van rollen en rechten dat per team is ingesteld. Elk teamlid heeft een rol die bepaalt wat hij of zij kan doen binnen het team. Er zijn drie standaard rollen:

Rol: Gebruiker

De Gebruiker is de basisrol voor teamleden. Met deze rol kun je:

• Evenementen bekijken die gepubliceerd zijn
• Je inschrijven voor evenementen en je afmelden
• Je eigen items/uitrusting beheren
• Teams bekijken
• Je profiel bewerken

Dit is de standaardrol voor nieuwe leden die een team joinen.

Rol: Coördinator

De Coördinator heeft alle rechten van een Gebruiker, plus uitgebreide beheermogelijkheden:

• Evenementen aanmaken, bewerken en beheren
• Evenementdagen toevoegen en configureren
• Gasten en bestanden aan evenementen toevoegen
• Aanwezigheid bijhouden en CSV-exports maken
• Alle items van teamleden bekijken (team items overzicht)
• Item types beheren
• Foto galerijen beheren
• Teaminstellingen bijwerken

Rol: Admin

De Admin heeft alle rechten van een Coördinator, plus volledige beheertoegang:

• Gebruikers bekijken, aanmaken en bewerken
• Rollen toewijzen en beheren
• Items aanmaken voor andere gebruikers
• Gebruikers handmatig toevoegen aan evenementen
• Teamleden uitnodigen en verwijderen
• Teamcategorieën en uitnodigbare teams beheren

Rechten per rol

Hieronder een volledig overzicht van welke rechten elke rol heeft:

Gebruikerslijst

De gebruikerslijst toont alle leden van je huidige team. Per gebruiker zie je:

• Profielfoto
• Gebruikersnaam en volledige naam
• E-mailadres
• Rol(len) binnen het team
• Aantal items

Gebruiker aanmaken

Als admin kun je direct een account aanmaken voor een nieuw teamlid. Ga naar Gebruikers > Nieuwe gebruiker en vul in:

• Gebruikersnaam en Volledige naam
• E-mailadres
• Land en Telefoonnummer
• Wachtwoord
• Rollen - selecteer een of meerdere rollen
• Team-specifieke instellingen - vul eventuele extra velden in die voor je team zijn geconfigureerd

Het account is direct actief na aanmaak.

Gebruiker bewerken

Op de bewerkingspagina van een gebruiker kun je:

• Persoonlijke gegevens aanpassen (naam, e-mail, telefoon, land)
• Rollen toewijzen of wijzigen
• Team-specifieke instellingen bijwerken
• Het wachtwoord resetten
• Items van de gebruiker bekijken en beheren
• Items aanmaken namens de gebruiker (met het recht "Items voor anderen aanmaken")

Evenement bestanden

Coördinatoren kunnen externe documenten koppelen aan evenementen. Dit zijn links naar bestanden die relevant zijn voor het evenement, zoals:

• Plattegronden van de locatie
• Draaiboeken of briefings
• Regelgeving of veiligheidsinstructies
• Routebeschrijvingen

Een bestand toevoegen

1. Ga naar de evenementbestandenpagina
2. Klik op "Nieuw bestand"
3. Vul in: Naam, Beschrijving en de URL waar het bestand te vinden is
4. Koppel het aan het juiste evenement

Bestanden worden weergegeven op de detailpagina van het evenement voor alle deelnemers met de juiste rechten.

Foto galerijen

Met galerijen kun je foto-albums koppelen aan evenementen. Galerijen zijn links naar externe fotodiensten waar je je evenementfoto's hebt opgeslagen.

Een galerij aanmaken

1. Ga naar de Galerijen-pagina
2. Klik op "Nieuwe galerij"
3. Vul in: Naam, Website URL (link naar het album) en Datum

Na het aanmaken kun je de galerij koppelen aan een evenement via de bewerkingspagina van dat evenement.

Profiel bewerken

Je profiel bevat je persoonlijke informatie en voorkeuren. Ga naar je Profiel via het menu rechtsboven.

Je kunt de volgende gegevens aanpassen:

• Profielfoto - upload een foto van jezelf
• Gebruikersnaam - je weergavenaam
• Volledige naam - je echte naam
• E-mailadres - je primaire e-mailadres (vereist herbevestiging bij wijziging)
• Land - je land van herkomst
• Tijdzone - je lokale tijdzone
• Telefoonnummer - je contactnummer

Taal wijzigen

Voleres is beschikbaar in vier talen. Je kunt je voorkeurstaal instellen op je profielpagina of via het taalmenu in de navigatie.

Je voorkeurstaal wordt opgeslagen in je profiel en automatisch toegepast bij elke sessie.

Thema wijzigen

Voleres ondersteunt een licht en donker thema. Je kunt het thema wisselen via het themamenu in de navigatie. Je voorkeur wordt onthouden voor volgende sessies.

• Licht thema - standaard, lichte achtergrond met donkere tekst
• Donker thema - donkere achtergrond, prettig voor de ogen bij weinig omgevingslicht

Tweefactorauthenticatie (2FA)

Voor extra beveiliging van je account kun je tweefactorauthenticatie inschakelen. Dit voegt een extra stap toe aan het inlogproces.

2FA inschakelen

1. Ga naar je Profiel
2. Scroll naar het onderdeel "Tweefactorauthenticatie"
3. Klik op "Inschakelen"
4. Scan de QR-code met een authenticator-app (bijv. Google Authenticator, Authy, of Microsoft Authenticator)
5. Voer de gegenereerde code in ter bevestiging
6. Bewaar je herstelcodes op een veilige plek - deze heb je nodig als je geen toegang meer hebt tot je authenticator-app

Sessies beheren

Op je profielpagina kun je actieve browsersessies bekijken en beheren. Dit toont alle apparaten en browsers waarmee je momenteel bent ingelogd.

Je kunt alle andere sessies uitloggen met de knop "Uitloggen uit andere sessies". Dit is handig als je:

• Op een gedeelde computer hebt ingelogd en bent vergeten uit te loggen
• Vermoedt dat iemand anders toegang heeft tot je account
• Je sessies wilt opschonen

Ondersteunde talen

Voleres is volledig vertaald in vier talen:

• Nederlands - de primaire taal van het platform
• Engels - voor internationale teams en samenwerkingen
• Duits - voor Duitstalige gebruikers en organisaties
• Spaans - voor Spaanstalige gebruikers en organisaties

Elke gebruiker stelt zijn eigen voorkeurstaal in. De gehele interface - inclusief menu's, knoppen, formulieren en meldingen - wordt in de gekozen taal weergegeven. Dit maakt Voleres ideaal voor internationale organisaties waar leden verschillende talen spreken.

Veelgestelde vragen

Support & contact

Heb je een vraag die niet in deze documentatie wordt beantwoord? Neem gerust contact met ons op: